اگر با نبود یک کارمند، مرخصی مدیر یا فراموش شدن یک پیام بخشی از کسب‌وکار شما متوقف می‌شود، احتمالاً مشکل فقط کمبود نیرو نیست؛ مشکل اصلی نبود سیستم است.
سیستم‌سازی کمک می‌کند کارها از ذهن افراد خارج شوند و به فرآیندهایی مشخص، قابل پیگیری و قابل اندازه‌گیری تبدیل شوند.
سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟
در یک کسب‌وکار بدون سیستم، بسیاری از کارها بر اساس تجربه، حافظه یا پیگیری شخصی افراد انجام می‌شوند.
مثلاً فقط یک نفر می‌داند سفارش‌ها چگونه ثبت می‌شوند، چه زمانی باید مشتری پیگیری شود یا گزارش فروش از کجا تهیه می‌شود.
سیستم‌سازی تلاش می‌کند این دانش و فرآیند را از ذهن افراد خارج کرده و به یک روش مشخص تبدیل کند.
چرا سیستم‌سازی مهم است؟
هرچه یک کسب‌وکار بزرگ‌تر می‌شود، هماهنگ کردن افراد، سفارش‌ها، مشتریان، پرداخت‌ها و گزارش‌ها فقط با تماس تلفنی، پیام‌رسان و فایل‌های پراکنده سخت‌تر می‌شود.
کسب‌وکار شخص‌محور چیست؟
کسب‌وکار شخص‌محور جایی است که بخش زیادی از کارها فقط به دلیل حضور چند فرد مشخص انجام می‌شوند.
نشانه‌های آن معمولاً این‌ها هستند:
- فقط یک نفر رمزها و اطلاعات اصلی را دارد
- مشتریان فقط با یک فرد در ارتباط هستند
- پیگیری کارها از طریق حافظه انجام می‌شود
- با مرخصی یک کارمند، کارها متوقف می‌شوند
- گزارش دقیقی از وضعیت کارها وجود ندارد
- اطلاعات بین واتساپ، اکسل و دفتر یادداشت پخش شده‌اند
سیستم‌سازی قرار نیست انسان را حذف کند؛ قرار است وابستگی خطرناک کسب‌وکار به حافظه و حضور افراد را کاهش دهد.
فرآیند چیست؟
فرآیند مجموعه‌ای از مراحل مشخص برای رسیدن به یک نتیجه است.
برای مثال فرآیند فروش می‌تواند چنین باشد:
تا زمانی که این مراحل تعریف نشده باشند، خودکارسازی آن‌ها هم معمولاً نتیجه خوبی نمی‌دهد.
سیستم‌سازی را از کجا شروع کنیم؟
لازم نیست از همان ابتدا تمام کسب‌وکار را نرم‌افزاری کنید.
بهتر است ابتدا فرآیندهای پرتکرار و پراشتباه را پیدا کنید.
- کارهای تکراری را فهرست کنید.
- مسئول هر فرآیند را مشخص کنید.
- مراحل انجام کار را بنویسید.
- نقاط اتلاف زمان را پیدا کنید.
- اطلاعات مورد نیاز هر مرحله را مشخص کنید.
- بخش‌های قابل اتوماسیون را شناسایی کنید.
- نتیجه را اندازه‌گیری کنید.
تفاوت سیستم‌سازی و اتوماسیون چیست؟
سیستم‌سازی
- تعریف فرآیند
- تعیین مسئولیت‌ها
- مشخص کردن قواعد
- ساخت روال قابل تکرار
اتوماسیون
- اجرای خودکار بخشی از فرآیند
- کاهش کار دستی
- ارسال خودکار پیام
- انجام عملیات بر اساس رویداد
ابتدا باید سیستم مشخص باشد؛ سپس بخش‌هایی از آن را می‌توان خودکار کرد.
نقش نرم‌افزار در سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟
نرم‌افزار می‌تواند اجرای یک فرآیند را ساده‌تر، قابل کنترل‌تر و قابل اندازه‌گیری کند.
برای مثال به جای اینکه درخواست‌ها در پیام‌رسان ارسال شوند، می‌توان یک سیستم تعریف کرد که:
چه زمانی نرم‌افزار اختصاصی نیاز داریم؟
همیشه لازم نیست برای هر فرآیند یک نرم‌افزار اختصاصی نوشته شود. گاهی ابزارهای آماده کاملاً کافی هستند.
اما اگر فرآیندهای مجموعه خاص باشند، چند سیستم باید به هم متصل شوند یا ابزارهای آماده محدودیت زیادی ایجاد کنند، توسعه اختصاصی منطقی‌تر می‌شود.
CRM چه نقشی در سیستم‌سازی دارد؟
CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری کمک می‌کند اطلاعات و تعاملات مشتریان در یک محل متمرکز شوند.
به جای اینکه اطلاعات مشتری در موبایل فروشنده یا پیام‌رسان باقی بماند، می‌توان تاریخچه کامل ارتباط را ثبت کرد.
سیستم تیکتینگ نمونه‌ای از سیستم‌سازی است
فرض کنید مشتریان مشکلات خود را از طریق تماس، واتساپ و پیام شخصی ارسال کنند.
بعد از مدتی مشخص نیست:
- کدام درخواست پاسخ داده شده
- چه کسی مسئول آن بوده
- چقدر زمان برای حل آن صرف شده
- کدام مشتری هنوز منتظر پاسخ است
سیستم تیکتینگ این فرآیند را ساختاریافته می‌کند.
داشبورد مدیریتی چه کمکی به سیستم‌سازی می‌کند؟
مدیر بدون اطلاعات نمی‌تواند عملکرد سیستم را ارزیابی کند.
یک داشبورد خوب می‌تواند شاخص‌هایی مثل:
را در یک محل نمایش دهد.
چیزی که اندازه‌گیری نشود، مدیریت کردنش بسیار سخت‌تر است.
اتصال سیستم‌ها به یکدیگر
یکی از مراحل مهم سیستم‌سازی دیجیتال، جلوگیری از جزیره‌ای شدن نرم‌افزارها است.
برای مثال ثبت یک سفارش می‌تواند به‌صورت خودکار باعث شود:
- موجودی کالا کاهش پیدا کند
- فاکتور ساخته شود
- پیامک برای مشتری ارسال شود
- تراکنش ثبت شود
- تسک ارسال برای انبار ایجاد شود
API یکی از ابزارهای اصلی برای ایجاد چنین ارتباطی است.
چند مثال ساده از سیستم‌سازی
پیامک و اعلان در سیستم‌سازی
یکی از کاربردهای ساده اما بسیار مؤثر اتوماسیون، ارسال اعلان در زمان مناسب است.
مثلاً سیستم می‌تواند پس از:
- ثبت سفارش
- تغییر وضعیت درخواست
- صدور صورتحساب
- ثبت تیکت
- رسیدن موعد پرداخت
به‌صورت خودکار پیام ارسال کند.
مستندسازی بخشی از سیستم‌سازی است
هر فرآیند مهم باید به شکلی قابل فهم مستند شود.
مستندات می‌توانند شامل:
باشند.
چطور بفهمیم سیستم‌سازی موفق بوده است؟
باید قبل و بعد از اجرای سیستم، شاخص‌های مشخصی مقایسه شوند.
- زمان انجام فرآیند
- تعداد خطاها
- تعداد درخواست‌های فراموش‌شده
- زمان پاسخ به مشتری
- هزینه اجرای فرآیند
- میزان رضایت کاربران
هدف سیستم‌سازی صرفاً داشتن نرم‌افزار نیست؛ باید نتیجه قابل اندازه‌گیری ایجاد کند.
اشتباهات رایج در سیستم‌سازی کسب‌وکار
آیا کسب‌وکار کوچک هم به سیستم‌سازی نیاز دارد؟
بله؛ اتفاقاً شروع سیستم‌سازی در زمانی که مجموعه هنوز کوچک است می‌تواند بسیار ساده‌تر باشد.
قرار نیست یک کسب‌وکار کوچک از روز اول سیستم‌های گران‌قیمت و پیچیده داشته باشد.
حتی یک فرم استاندارد، چک‌لیست یا سیستم ساده مدیریت مشتری می‌تواند اولین قدم سیستم‌سازی باشد.
اگر یک کار هر روز تکرار می‌شود، احتمالاً می‌توان آن را بهتر سیستم‌سازی کرد.
در WebMorteza ابتدا فرآیند کسب‌وکار بررسی می‌شود و سپس در صورت نیاز، نرم‌افزار تحت وب، داشبورد مدیریتی، سیستم تیکتینگ، CRM یا اتوماسیون اختصاصی برای آن طراحی می‌شود.
سؤالات متداول درباره سیستم‌سازی کسب‌وکار
سیستم‌سازی یعنی خرید نرم‌افزار؟
خیر. نرم‌افزار فقط یکی از ابزارهای سیستم‌سازی است. ابتدا باید فرآیند درست تعریف شود.
آیا سیستم‌سازی باعث حذف کارکنان می‌شود؟
هدف اصلی کاهش کارهای تکراری و وابستگی به افراد است، نه حذف نیروی انسانی.
از کدام بخش کسب‌وکار شروع کنیم؟
معمولاً بهترین نقطه شروع، فرآیندهای پرتکرار، زمان‌بر و پراشتباه هستند.
آیا برای سیستم‌سازی حتماً نرم‌افزار اختصاصی لازم است؟
خیر. اگر ابزار آماده نیاز شما را به‌خوبی پوشش دهد، نیازی به توسعه اختصاصی نیست.
چه زمانی نرم‌افزار اختصاصی مناسب‌تر است؟
زمانی که فرآیندهای کسب‌وکار خاص باشند، چند سرویس نیاز به اتصال داشته باشند یا ابزارهای آماده محدودیت جدی ایجاد کنند.
سیستم‌سازی یعنی کسب‌وکار بدون آشفتگی قابل تکرار و قابل مدیریت باشد.
فرآیندهای مشخص، اطلاعات متمرکز، مسئولیت‌های روشن و ابزارهای مناسب باعث می‌شوند وابستگی کسب‌وکار به افراد کاهش پیدا کند.
نرم‌افزار و اتوماسیون زمانی ارزشمند هستند که روی یک فرآیند درست و شفاف پیاده‌سازی شوند.
سیستم خوب قرار نیست کار را پیچیده‌تر کند؛ باید باعث شود کار درست، ساده‌تر و قابل پیش‌بینی‌تر انجام شود.
گفت‌وگو درباره این مطلب
۰ دیدگاه