خیلی از کسب‌وکارها تا زمانی که کوچک هستند، با تماس تلفنی، پیام واتساپ، فایل اکسل و یادداشت‌های پراکنده مدیریت می‌شوند. اما هرچه تعداد مشتری، سفارش و اعضای تیم بیشتر شود، همین روش‌ها می‌توانند به یکی از اصلی‌ترین موانع رشد تبدیل شوند.
اینجا جایی است که مفهوم سیستم‌سازی کسب‌وکار اهمیت پیدا می‌کند. سیستم‌سازی یعنی کارها از حالت وابسته به حافظه و افراد خارج شوند و به فرآیندهایی مشخص، قابل کنترل و تا حد امکان خودکار تبدیل شوند.
سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟
سیستم‌سازی یعنی برای فعالیت‌های تکراری کسب‌وکار یک روش مشخص تعریف کنیم تا هر بار کارها از صفر و بر اساس تصمیم لحظه‌ای انجام نشوند.
برای مثال فرض کنید یک فروشگاه هر روز سفارش‌های مشتریان را از چند مسیر دریافت می‌کند:
- اینستاگرام
- واتساپ
- تماس تلفنی
- سایت
- مراجعه حضوری
اگر اطلاعات این سفارش‌ها در چند دفتر و گوشی مختلف پراکنده باشد، احتمال فراموشی، اشتباه و دوباره‌کاری بسیار زیاد می‌شود.
اما اگر همه سفارش‌ها وارد یک سیستم شوند و برای هر سفارش وضعیت، مسئول، زمان ثبت و مرحله انجام مشخص باشد، یک فرآیند سیستماتیک شکل گرفته است.
چرا سیستم‌سازی برای رشد کسب‌وکار مهم است؟
یکی از مشکلات رایج کسب‌وکارهای در حال رشد این است که حجم کار سریع‌تر از توان مدیریت افزایش پیدا می‌کند.
هدف اصلی سیستم‌سازی این نیست که همه چیز پیچیده و نرم‌افزاری شود. هدف این است که کسب‌وکار بتواند با نظم بیشتری کار کند.
از کجا بفهمیم کسب‌وکار به سیستم‌سازی نیاز دارد؟
بعضی نشانه‌ها خیلی واضح هستند.
چه بخش‌هایی از کسب‌وکار قابلیت سیستم‌سازی دارند؟
تقریباً هر فرآیندی که مرتب تکرار می‌شود می‌تواند تا حدی سیستم‌سازی شود.
فروش
- ثبت مشتری جدید
- پیگیری درخواست خرید
- ثبت پیش‌فاکتور
- پیگیری پرداخت
- ثبت وضعیت سفارش
پشتیبانی مشتریان
- ثبت تیکت
- تعیین مسئول پاسخگویی
- ثبت تاریخچه مکالمات
- ارسال اعلان خودکار
انبار
- ثبت ورود و خروج کالا
- کنترل موجودی
- هشدار کمبود موجودی
- گزارش ارزش انبار
مالی
- ثبت درآمد و هزینه
- صورتحساب مشتری
- پیگیری بدهی
- ثبت پرداخت‌های آنلاین
اتوماسیون چه نقشی در سیستم‌سازی دارد؟
سیستم‌سازی لزوماً به معنای اتوماسیون نیست، اما اتوماسیون می‌تواند بسیاری از فرآیندهای سیستم‌شده را سریع‌تر کند.
برای مثال بعد از ثبت سفارش می‌توان به‌صورت خودکار:
- برای مشتری پیامک ارسال کرد
- وضعیت سفارش را تغییر داد
- برای مدیر اعلان ایجاد کرد
- فاکتور صادر کرد
- موجودی محصول را کاهش داد
یک اتوماسیون خوب، کاری را حذف می‌کند که قبلاً باید هر بار به‌صورت دستی انجام می‌شد.
CRM چه کمکی به سیستم‌سازی می‌کند؟
CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، یکی از ابزارهای مهم برای سیستم‌سازی بخش فروش و ارتباط با مشتری است.
در یک CRM می‌توان اطلاعاتی مانند:
- مشخصات مشتری
- سوابق تماس
- خریدهای قبلی
- درخواست‌های پشتیبانی
- پیگیری فروش
- یادآوری‌ها
را در یک محل نگهداری کرد.
چه زمانی به نرم‌افزار اختصاصی نیاز داریم؟
همیشه لازم نیست برای سیستم‌سازی یک نرم‌افزار اختصاصی ساخته شود.
گاهی ابزارهای آماده کاملاً نیاز کسب‌وکار را برطرف می‌کنند. اما زمانی که فرآیندهای شما خاص باشند، نرم‌افزار آماده ممکن است محدودکننده شود.
برای مثال:
- فرآیند فروش چندمرحله‌ای دارید
- چند نوع کاربر با دسترسی متفاوت دارید
- نیاز به گزارش‌های اختصاصی دارید
- باید چند سیستم مختلف به هم متصل شوند
- فرآیند داخلی شما در نرم‌افزارهای آماده وجود ندارد
مراحل سیستم‌سازی کسب‌وکار
یکی از اشتباهات رایج این است که مستقیماً سراغ خرید یا ساخت نرم‌افزار برویم.
قبل از نرم‌افزار باید فرآیند مشخص باشد.
مرحله اول: فرآیند فعلی را بنویسید
مثلاً از زمانی که مشتری سفارش می‌دهد تا زمانی که محصول تحویل داده می‌شود، دقیقاً چه اتفاقی می‌افتد؟
مرحله دوم: نقاط مشکل را پیدا کنید
کجا تأخیر وجود دارد؟ کجا اطلاعات دوباره وارد می‌شود؟ کجا احتمال فراموشی بیشتر است؟
مرحله سوم: فرآیند جدید را طراحی کنید
قبل از اینکه نرم‌افزار ساخته شود، باید بدانیم جریان صحیح کار قرار است چگونه باشد.
مرحله چهارم: ابزار مناسب را انتخاب کنید
ممکن است نیاز شما با یک CRM آماده برطرف شود، یا ممکن است به یک نرم‌افزار کاملاً اختصاصی نیاز داشته باشید.
مرحله پنجم: اندازه‌گیری کنید
سیستم باید بتواند اطلاعاتی تولید کند که به تصمیم‌گیری کمک کند.
گزارش‌گیری؛ بخشی که سیستم‌سازی را ارزشمند می‌کند
یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم‌های دیجیتال این است که اطلاعات را قابل اندازه‌گیری می‌کنند.
مدیر می‌تواند در یک داشبورد ببیند:
امروز، این هفته و این ماه چقدر فروش داشته‌ایم؟
چند مشتری جدید وارد سیستم شده‌اند؟
چند سفارش در هر مرحله قرار دارند؟
چند درخواست باز یا پاسخ‌داده‌نشده داریم؟
آیا کسب‌وکار کوچک هم به سیستم‌سازی نیاز دارد؟
بله، اما میزان سیستم‌سازی باید متناسب با اندازه کسب‌وکار باشد.
یک مجموعه کوچک لازم نیست از روز اول سیستم بسیار پیچیده‌ای داشته باشد.
گاهی یک پنل ساده برای:
- ثبت مشتری
- ثبت سفارش
- مدیریت موجودی
- ارسال پیامک
می‌تواند بخش بزرگی از مشکلات روزانه را حل کند.
اشتباهات رایج در سیستم‌سازی
پیچیده کردن بیش از حد سیستم
نرم‌افزار قرار است کار را آسان کند. اگر استفاده از آن سخت‌تر از روش قبلی باشد، احتمال شکست زیاد است.
خودکار کردن فرآیند اشتباه
اتوماتیک کردن یک فرآیند بد، فقط باعث می‌شود همان اشتباه سریع‌تر انجام شود.
نادیده گرفتن کاربران سیستم
نرم‌افزار باید برای افرادی طراحی شود که هر روز با آن کار می‌کنند.
ساخت همه امکانات در نسخه اول
بهتر است ابتدا مهم‌ترین فرآیندها ساخته شوند و سیستم به‌مرور توسعه پیدا کند.
یک مثال ساده از سیستم‌سازی
فرض کنید یک کافه مشتریان خود را با دفتر و پیام‌رسان مدیریت می‌کند.
با یک سیستم تحت وب می‌توان:
- برای هر مشتری پروفایل ایجاد کرد
- کیف پول مشتری را مدیریت کرد
- فاکتورهای او را مشاهده کرد
- پیامک خوش‌آمدگویی ارسال کرد
- تولد مشتری را تشخیص داد
- گزارش تراکنش‌ها را مشاهده کرد
نتیجه این نیست که «یک نرم‌افزار جدید داریم». نتیجه واقعی این است که چند فرآیند دستی به یک جریان منظم تبدیل شده‌اند.
نرم‌افزار باید خودش را با کسب‌وکار شما هماهنگ کند، نه برعکس.
در WebMorteza ابتدا فرآیندهای واقعی کسب‌وکار بررسی می‌شوند و سپس پنل، CRM یا نرم‌افزار تحت وب متناسب با همان نیاز طراحی می‌شود.
سؤالات متداول درباره سیستم‌سازی کسب‌وکار
سیستم‌سازی فقط برای شرکت‌های بزرگ است؟
خیر. حتی کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از سیستم‌های ساده برای مدیریت مشتری، سفارش، موجودی و فرآیندهای تکراری استفاده کنند.
برای سیستم‌سازی حتماً نرم‌افزار اختصاصی لازم است؟
خیر. ابتدا باید فرآیند بررسی شود. گاهی ابزار آماده کافی است و گاهی نیاز به توسعه نرم‌افزار اختصاصی وجود دارد.
CRM همان سیستم‌سازی است؟
CRM یکی از ابزارهای سیستم‌سازی است و بیشتر روی ارتباط با مشتری، فروش و پیگیری تعاملات تمرکز دارد.
از کدام بخش کسب‌وکار باید شروع کنیم؟
معمولاً بهتر است از بخشی شروع شود که بیشترین تکرار، خطا یا اتلاف زمان را دارد.
سیستم‌سازی یعنی کسب‌وکار کمتر به حافظه افراد وابسته باشد.
سیستم‌سازی کمک می‌کند فرآیندها مشخص، قابل اندازه‌گیری و قابل توسعه شوند.
نرم‌افزار، CRM و اتوماسیون ابزارهای این مسیر هستند، اما مهم‌تر از ابزار، طراحی درست فرآیند است.
ابتدا فرآیند را درست کنید، سپس آن را دیجیتال و خودکار کنید.
کسب‌وکاری که فرآیندهای خود را می‌شناسد، بسیار راحت‌تر می‌تواند رشد کند بدون اینکه با افزایش مشتریان، بی‌نظمی هم افزایش پیدا کند.
گفت‌وگو درباره این مطلب
۰ دیدگاه